Lean Production är en filosofi om hur man hanterar resurser. Syftet med Lean är att identifiera och eliminera alla faktorer (muda) i en produktionsprocess som inte skapar värde för slutkunden.[1] Enkelt uttryckt handlar det om ‘Mer värde för mindre arbete’ (ref. Wikipedia).
Hur ska man uppfatta Lean när det gäller projekt i matrisorganisationer där huvuddelen av arbetet och kostnaden utgörs av resurstimmar? Centralt i lean production är “Just-in-Time” som innebär att ämnen¬/material/delar/produkter finns på rätt plats vid rätt tidpunkt. Huvudprin-cipen inom lean är att eliminera slöseri. Lean har sitt ursprung i tillverkning där produkten passerar ett antal stationer. Arbetet med Lean syftar till att dimensionera produktionen så att flaskhalsar kan undvikas. Det måste också tilläggas att lean produktion indirekt har återinfört löpande bandet på våra fabriker då det är lättare att jämna ut arbetsbelastningen. Det kan dock vara vanskligt att försöka tillämpa samma koncept rakt av på resursintensiva projekt. När man enbart ser till ett projekt i taget kan det synsättet vara relevant men inte när man ser till en hel organisation som arbetar med det som kan klassas som tjänsteproduktion. Vid projektrelaterad tjänsterproduktion innebär det att man enbart ska lägga tid på aktiviteter som krävs för att få acceptans och slutföra projektet. Att införa Scrum är ett exempel på att arbeta med lean. Ett företag jag besökt har satt upp team som är specialiserade inom varsitt teknikområde. Projekten lägger beställningar till respektive team för att få jobbet gjort. Dessa team, som alltså arbetar för flera olika projekt, köar upp jobben och arbetar sedan med de olika projektens uppgifter som på ett löpande band. Cirkeln är sluten.
Faktum kvarstår nämligen att effektiviteten i flertalet organisationer har en stor utvecklings¬po-tential. Mätningar visar att den är mer än 50 procent i tjänsteverksamheter som utveckling och drift etc. Att man inte kan vara effektiv på ett enda projekt åtta timmar om dagen och alla fem dagarna i veckan är uppenbart av flera skäl. Att projektmedlemmar måste vara heltidsallokerade till ett projekt skapar flera problem där ineffektivitet (slöseri) bara är ett. Varför inte göra tre projekt i stället för två under samma tidsperiod med samma resurser? Det går genom att optimera resursanvändningen. Scrum, Kanban och DSDM/Atern visar vägen. Eller tillämpa Solutions for Teamwork® som är ett ramverk för optimal resursanvändning i utspridda organisationer som arbetar i projektdrivna organisationer. Arbetet med det enskilda projektet görs under en längre tidsperiod, men inte till en högre kostnad. Det kan det vara värt. I synnerhet som många projekt ändå inte håller sina ursprungliga planer utan blir kraftigt försenade i praktiken.
Vid pennan/Georg
Synpunkter på det jag skriver, frågor och annat välkomnas till georg.silber@ln4solutions.com eller ring mig direkt på 0708 502 191.