Rollbaserad användning av tjänsten

Enkelhet och tydlighet är några av de ledande principerna för lös­ningens utform­ning. Användaren ser egentligen inte de funktioner som systemet till­han­da­håller och utför, utan använder det utifrån sin roll och det ansvar som hör till rollen. Behörighet, vilka roller och objekt en användare kan se styrs utifrån rollens uppgift på de olika objekten. Det blir väldigt tydligt och avgränsat vad varje person i organisa­tionen förväntas utföra i sin roll.

 

Rollen som Portföljägare

Portföljen pekar ut ett ansvar och måste alltid vara kopplad till en organisationsenhet. Den kan utgöra ett prog­ram, ett Key-account eller budgetansvar. Som ägare av en portfölj följer ett ansvar att vara beställare till de projekt som finansieras. Detta innebär ofta att bestämma priori­tet, budget, löptid, att utse projektledare, intressen­ter, målbild etc. Till rollen som portföljägare ingår att försäkra sig om att resurs­tillgången balan­serar mot behovet i portföljen under den period som projekten löper. Innehållet av pågående projekt i förhållande till nya initiativ behöver regelbundet övervägas. Att övervaka och utvärdera genomförande och progress ingår också rollen. LeanFour™ har ett omfattande stöd till rollen som portföljägare.

 

Ett av dessa stöd är den digitala PULS-tavlan. Den används för att regelbundet gå igenom portföljens projekt och ta tag i aktuella problem. Det finns avgörande fördelar med en digital PULS-tavla där varje projekt i vyn är direkt kopplad projektets egen PULS-tavla.

 

Ett viktigt och effektivt instrument för att sköta ansvaret för en portfölj är bubbel­diagram, vilka har axlar som kan ges olika innebörd som till exempel budget, återstående kostnad, lönsamhet, riskvärdering, vägda strategiska parametrar etc. Även bubblans storlek kan användas för att visa en valbar parameter och X-axeln kan placera initia­tivens efter slutdatum. I stället för en bubbla med olika mönster visas varje initiativ med sitt dartdiagram som ger en i det närmaste komplett bild av initiativets status och parametrar.

 

Rollen som Chef för ett Habitat

Ett habitat är en organisation som till­han­dahåller tjänster baserade på medarbe­tar­nas kom­petenser sammanfattade i en tjänstekatalog. För projekt börjar man ofta med att uttrycka behovet av resurser i kompetenser ur tjänstekatalogen. Sedan ska de olika rollerna besättas av verkliga medarbetare med motsvarande kompetenser i samarbete med avdelningschefer. Chefen för ett habitat ska i sin roll verifiera att tjänsteutbudet klarar efterfrågan från alla projekt över varje tidsperiod. Genom att ange vilka kompetenser varje medarbetare kan ikläda sig kan ett projektkontor och varje portföljägare avläsa ledig kapacitet för varje roll under ett godtyckligt datumintervall. Projektledare kan nu med trygghet begära kapacitet per roll och veta att det finns motsvarande personresurser. Chefen för att habitat kvitterar varje begäran för att säkerställa resursen. LeanFour™ kan hantera organisationer med många habitat för en geografiskt utspridd organisation och/eller underleverantörer och ramavtalspartners för resursförstärkning.

 

Rollen som Projektledare

Projektledaren utgör navet och centrum för varje projekt. Rollens informationshantering är mer om­fattande än för övriga roller. Pro­jekt­ledaren tar vid när initiativet övergår från förstudie till att vara ett assignment inför ett projektgenomförande. Här läggs basinfor­ma­tion och debiteringskoder för olika arbets­ty­per etc. tillsammans med budget, projektslut, baslinjeplanering, milstolpar m.m. Projektledar­rollen innebär även att boka resurser i den omfattning som behövs för det planerade upparbetningstempot. Rollen innebär även att definiera en roadmap med dess milstolpar, definiera projektets mål, intressenter och uppföljning.

 

Stödet till projekttledarens riskhantering är omfattande och vid de PULS-möten som hålls varje vecka gör en tydlig riskbild  cheferna motiverade att bidra till att hjälpa projekledaren att undanröja risker.

 

Rollen som Linjechef

I rollen som linjechef ingår det att se till att alla resurser blir fullt belagda med rätt projekt och linjearbete. En utgångspunkt är den bokning som projektledare gör i systemet. Rollen inne­bär att godkänna bokningarna utifrån de priorite­ringar som projekten har och att göra omdisponeringar för att optimera beläggningen. Projektledarens bokning utgör ett förs­lag men det är i rollen som linjechef som bok­ningarna godkänns och ett resurskontrakt ska­pas. Linjechefen kan inte godkänna ett resurskont­rakt som inte ryms inom projektets ram av budget och sluttid.

Rollen som Teamworkledare

Det är genom de team som bildas i projekt som allt arbete görs. I modellen kallas det därför teamwork och har en egen dialog med planering. I rollen som teamwork­ledare ansvarar man för att tillsammans med varje team­medlem göra planeringen av tid varje vecka så att den stämmer med den överordnade bokningen som projektledaren gjort. Rollen som teamworkledare är även att planera och redovisa alla uppgifter som görs av teamet antingen i form av agila spintar, inom ett planeringsfönster eller mot en deadline. LeanFour™ gör det enkelt att använda Scrum med full transparens och normal projektredovisning och att tillämpa Earned Value Management.

 

Rollen som Medarbetare

Grundläggande för rollen är att hålla reda på den egna användningen av tid. Dagens medarbetare förväntar sig att få ta eget ansvar. Redan i skolan är det eleverna som genomför utvecklingssamtalen även när föräld­rarna är med. Molntjänsten med dess resurs­kontrakt ger varje medarbetare full kontroll över hur den egna tiden ska användas till olika ändamål och projekt. Varje med­arbetare ansvarar för att tillsammans med projekt- och teamledare planera och slutföra sina uppdrag. Arbetet planeras mot projekt per månad, vecka eller arbetspass under en dag och systemet återkopplar vad som återstår och olika deadlines.

 

När planeringen är gjord på arbetspass i en kalender-vy behöver man inte göra någon annan rapportering än att kvittera genomförd plan efter eventuella justeringar.

Rollen för HR

Det var länge sedan rollen som HR, Human Resource bara inne­bar rekrytering och utbetal­ning av löner. Idag är uppgiften mer strategisk och HR är den organisation som verkställer funktionen Stöd och Samordning. I stället för den vanliga situationen med oklara äganden av resurser och portföljer finns det nu en roll som ansvarar för att kostnadsställen, resursorganisation och portföljer med projekt alltid hänger ihop. Alla resurs­ansvar är tydliga och projektledare kommer inte att längre att på egen hand engagera konsulter och därmed indirekt bli beläggningsansvarig som en avdelningschef.

 

De funktioner som visas här utgör bara en liten del av programvaran som är omfattande men ändå är enkel att förstå och använda.